Excelente pregunta! El tiempo importa mucho.
Nota: Dices OU en tu pregunta, pero creo que te refieres al Consejo Rabínico de América, así que de eso voy a hablar a continuación. La OU es una organización general, mientras que la RCA es el grupo al que pertenecen los rabinos más ortodoxos.
Hasta 2006, no había un lugar obligatorio para los papeles de conversión. Si se convirtió de alguna otra manera que no sea el programa general de RCA que comenzó en 2006, había y todavía no hay un lugar centralizado para el papeleo. (Algunos chareidi batei din pueden suministrar copias a Agudath Israel, y algunas organizaciones como Agudath Israel hacen conversiones y, por lo tanto, mantienen su propio papeleo). Si la conversión se produjo desde 2006 (o tal vez incluso en algún momento antes), el Beit Din of America debería tener una copia si el rabino lo envió. Se supone que deben enviarlos al RCA ahora, pero nuevamente eso solo se aplica al docena-ish batei din que son parte del programa general del RCA. La mayoría de los chareidi batei din no son parte de este programa. La membresía en el RCA para un rabino es como unirse a un Colegio de Abogados del Estado o un sindicato de trabajadores, por lo que no hay mucha participación del RCA en la vida laboral cotidiana de la mayoría de los rabinos. Un rabino RCA no tiene la obligación de informar sus conversiones al RCA, incluso ahora.
Si es anterior a 2006 o está fuera del programa RCA: cada rabino individual conserva sus propios documentos, y se esperaba que el converso conservara también una copia. El problema es que probablemente solo un rabino guardó la documentación. Si había 3 rabinos involucrados (en lugar de 1 o 2 rabinos y algunos laicos de la congregación, que solían ser más comunes), probablemente solo uno guardaba el papeleo. Entonces quizás tengas que localizar a los tres rabinos para averiguar quién tenía los papeles. La mejor oportunidad: el rabino al que asistió el converso shul o el rabino que se encargó de todas las tareas de programación y otras tareas administrativas (quizás llamado Av Beit Din). Si la conversión ocurrió antes de 2006, ese es probablemente el único lugar donde existen. Y si el (los) rabino (s) fallecieron, los papeles podrían haber sido desechados. Si se trata de un rabino fallecido, consultaría con el shul dónde trabajaba cada rabino 1) en el momento de la conversión y 2) el último shul que trabajó. Cualquiera de los dos pudo haber guardado los documentos en algún tipo de archivo, pero no apostaría por ello. Si no tienen un archivo shul, pediría que me pusieran en contacto con un miembro de la familia sobreviviente, y ver si la familia guardaba sus papeles.
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Si necesita los documentos y ya no existen, está en problemas. Puede tratar de encontrar testigos para dar fe de la conversión de la persona y la participación continua en la comunidad a un beit din (por ejemplo, el Beit Din of America es un lugar bueno y honesto) y obtener nuevos documentos. Si no puede probar eso, especialmente si es su madre o abuela, es posible que deba someterse a un geirus l’chumrah (conversión por rigurosidad) “solo para estar seguro”. Si esto es para su conversión, pueden requerir un geirus l’chumrah incluso si puede proporcionar testigos. Esto puede ser complicado si eres mujer y ya tienes hijos, pero deben cubrir esos problemas contigo para decidir cómo manejar la situación. Compartiré una gran historia que escuché en línea: un hombre tuvo cuatro conversiones (¡completa con 4 brit milahs!). Primero fue la reforma, luego conservador, luego ortodoxo, y luego un geirus l’chumrah porque el edificio donde se encontraba su documentación se quemó. Entonces sucede. Si bien es un dolor de cabeza y medio, no es inútil. Solo frustrante.
Ambos procesos pueden iniciarse con el Beit Din of America solicitando una determinación de “estado halájico”: Determinaciones de estado personal.